사업자등록을 하고 나니, 커피 한 잔 사면서도 “이거 경비 되나?” 하고 멈칫하게 되나요? 검색하면 “경비 되는 항목 30가지” 같은 목록이 나오지만, 막상 내 영수증은 그 목록에 딱 맞지 않아 더 헷갈립니다. 이 글에서는 목록을 외우는 대신 두 가지 질문만으로 경비인지 아닌지 가르는 방법을 법 기준에 맞춰 알려 드립니다.
핵심만 30초 경비처리는 두 질문으로 판별합니다. ① 이 돈이 사업 때문에 쓴 돈인가? 아니라면 영수증이 있어도 경비가 아닙니다. ② 증빙이 있나? 3만 원이 넘는 지출은 세금계산서·계산서·카드 영수증·현금영수증 중 하나를 받아야 하고, 없으면 2% 가산세가 붙을 수 있습니다(소득세법 기준).
경비처리란 무엇이고, 왜 사장에게 중요한가요
경비처리는 사업에 쓴 돈을 수입에서 빼서, 세금을 매길 금액을 줄이는 일입니다.
학교 축제 때 반 총무를 떠올려 보세요. 친구가 “반 부스 재료 사느라 2만 원 썼어” 하면, 총무는 두 가지를 묻습니다. “반 일에 쓴 거 맞아?” 그리고 “영수증 있어?” 둘 다 통과해야 회비에서 돈을 돌려줍니다. 경비처리도 똑같습니다. 다만 총무 자리에 국세청이 앉아 있을 뿐입니다.
개인사업자의 소득세는 대략 “번 돈 − 사업에 쓴 돈”에 매겨집니다. 그래서 사업에 쓴 돈을 빠짐없이 챙기면 세금 계산의 바탕이 정확해집니다. 반대로 개인 생활비를 섞어 넣으면 나중에 그 부분이 인정되지 않을 수 있습니다.
법에서는 경비를 필요경비라고 부릅니다. 소득세법 제27조는 필요경비를 “그해 수입에 대응하는 비용으로서, 일반적으로 용인되는 통상적인 것”이라고 정해 두었습니다. 어려운 말 같지만, 풀어 보면 “그 사업을 하는 사람이라면 보통 쓰는 돈”이라는 뜻입니다.
질문 1: 이 돈은 사업 때문에 쓴 돈인가요
사업을 하지 않았다면 쓰지 않았을 돈인지 떠올려 보면 됩니다.
이게 첫 번째 관문입니다. 영수증이 아무리 깔끔해도 사업과 관계없는 돈이면 여기서 탈락합니다. 소득세법 제33조는 경비로 넣을 수 없는 돈을 따로 적어 두었는데, 대표적인 것이 아래와 같습니다.
- 가사 경비: 집안 살림이나 개인 생활에 쓴 돈 (제33조 제1항 제5호)
- 업무와 직접 관련 없는 지출: 사업에 쓰지 않는 물건의 유지비 등 (제13호, 시행령 제78조)
- 벌금·과료·과태료: 주차 위반 과태료도 여기에 해당 (제2호)
- 소득세 자체: 내가 낸 소득세와 개인지방소득세 (제1호)
반대로 법이 경비 항목으로 직접 적어 둔 것도 있습니다. 소득세법 시행령 제55조에는 판매한 상품의 매입가격, 포장비·운반비 같은 판매 부대비용, 종업원의 급여 등이 들어 있습니다.
섞여 쓰는 물건은 사업에 쓴 만큼만
노트북, 휴대폰, 자동차처럼 일과 생활에 같이 쓰는 물건이 가장 헷갈립니다. 원칙은 단순합니다. 사업에 쓴 부분만 경비이고, 생활에 쓴 부분은 가사 경비입니다. 그래서 처음부터 사업 돈과 내 돈을 나눠 두는 습관이 중요합니다. 돈이 섞여 있으면 어디까지가 사업용인지 설명하기가 훨씬 어려워집니다.
승용차는 따로 규칙이 하나 더 있습니다. 장부를 복식부기로 써야 하는 사업자는 업무용 승용차 비용 중 업무에 쓴 금액만 인정하는 특례가 적용됩니다(소득세법 제33조의2). 차량 비용을 넣을 계획이라면 내가 이 대상인지부터 확인하세요.
질문 2: 증빙이 있나요, 적격증빙 4종 비교
3만 원이 넘는 사업 지출은 법이 정한 4가지 증빙 중 하나를 받아야 합니다.
사업 때문에 쓴 돈이라는 게 확인됐다면, 이제 “그걸 어떻게 증명하나”가 남습니다. 소득세법 제160조의2는 사업자가 다른 사업자에게 물건이나 서비스를 사고 돈을 낼 때 받아야 할 증빙을 4가지로 정해 두었습니다. 이걸 흔히 적격증빙(법이 인정하는 정식 영수증)이라고 부릅니다.
| 증빙 종류 | 언제 주로 받나 | 적격증빙인가 |
|---|---|---|
| 세금계산서 | 부가세가 붙는 물건·서비스를 살 때 | O |
| 계산서 | 부가세가 면제되는 물건·서비스를 살 때 | O |
| 신용카드 매출전표 | 카드로 결제할 때 (직불카드·기명식 선불카드 포함) | O |
| 현금영수증 | 현금으로 내고 사업자번호로 발급받을 때 | O |
| 간이영수증 | 작은 가게에서 손으로 써 주는 영수증 | 적격증빙 아님 (3만 원 이하는 이것으로 충분, 넘으면 2% 가산세 대상) |
| 계좌이체 내역 | 돈을 보낸 기록 | 적격증빙 아님 (거래 사실 확인 자료) |
카드를 쓸 때 알아 두면 편한 점이 있습니다. 카드사에서 받는 월별 이용대금명세서를 보관하면 카드 매출전표를 받아 보관한 것으로 봅니다(소득세법 시행령 제208조의2 제4항). 영수증 종이를 하나하나 모으지 않아도 된다는 뜻입니다. 국세청 홈택스에 사업용 카드를 등록해 두면 사용 내역 관리가 더 쉬워집니다. 사업용 카드를 따로 만드는 방법은 개인사업자 통장 개설 순서와 함께 준비하면 좋습니다.
받은 증빙은 확정신고 기간이 끝난 날부터 5년간 보관해야 합니다(소득세법 제160조의2 제1항).
증빙이 없으면 경비가 아예 안 되나요
꼭 그렇지는 않지만, 3만 원이 넘으면 2% 가산세가 붙을 수 있습니다.
소득세법 제81조의6은 사업자가 3만 원 넘는 사업 지출에서 적격증빙을 받지 않은 경우, 경비로 인정되는 그 금액의 2%를 가산세로 내게 합니다. 이 조문은 “경비로 인정되는 금액”을 기준으로 가산세를 매기도록 되어 있습니다. 즉 계좌이체 기록처럼 실제로 거래했다는 게 확인되면 경비 자체는 인정될 수 있지만, 벌칙성 세금이 따로 붙을 수 있다는 뜻입니다. 이 가산세는 낼 소득세가 없는 해에도 적용됩니다.
예외도 있습니다. 같은 조문은 법이 정한 소규모사업자와 장부 없이 정해진 비율로 소득을 계산하는(추계) 사업자를 이 가산세 대상에서 빼고 있습니다. 소규모사업자는 그해 새로 사업을 시작한 사업자, 직전 연도 사업 수입금액이 4,800만 원 미만인 사업자 등을 말합니다(시행령 제147조·제132조 제4항). 다만 가산세가 빠진다고 증빙 없는 지출이 저절로 경비가 되는 것은 아닙니다. 사업에 실제로 썼다는 자료는 여전히 필요합니다. 또 거래 한 건이 3만 원 이하이거나, 국가·지자체에서 서비스를 받는 경우 등은 애초에 적격증빙을 받지 않아도 되는 경우로 정해져 있습니다(시행령 제208조의2 제1항). 내가 예외에 해당하는지는 관할 세무서에 확인하는 게 가장 정확합니다.
헷갈리는 항목 O/X 판정표
두 질문을 실제 영수증에 대 보면 대부분 답이 나옵니다.
자주 묻는 항목을 두 질문에 차례로 넣어 보았습니다. O는 두 질문을 통과하는 경우, X는 법에서 경비로 넣지 않도록 정한 경우, 조건부는 상황에 따라 달라지는 경우입니다.
| 항목 | 질문 1 사업 관련 | 질문 2 증빙 | 판정 | 근거 |
|---|---|---|---|---|
| 판매할 상품·재료 구입 | 예 | 세금계산서·카드 | O | 시행령 제55조 |
| 택배비·포장재 | 예 | 카드·현금영수증 | O | 시행령 제55조 |
| 직원 급여 | 예 | 급여 지급 기록 | O | 시행령 제55조 |
| 거래처와의 식사 | 예 | 3만 원 넘으면 카드 등 필수 | 조건부 | 소득세법 제35조 |
| 거래처 경조사비 | 예 | 20만 원 넘으면 카드 등 필수 | 조건부 | 시행령 제83조 |
| 업무용 노트북 | 사업에 쓴 만큼 | 카드·세금계산서 | 조건부 | 제27조·제33조 |
| 혼자 먹은 점심 | 생활비 성격이 강함 | — | 대부분 어려움 | 제33조 가사 경비 |
| 사장 본인 월급 | 직원 급여가 아님 | — | X | 국세청 해석(소득46011-21386) |
| 주차 위반 과태료 | — | — | X | 제33조 제1항 제2호 |
| 내가 낸 소득세 | — | — | X | 제33조 제1항 제1호 |
거래처에 쓰는 돈은 기준선이 따로 있어요
거래처 접대나 선물처럼 업무를 원활하게 하려고 쓰는 돈을 법에서는 기업업무추진비(예전 이름은 접대비)라고 부릅니다. 소득세법 제35조와 시행령 제83조에 따르면, 한 번에 3만 원(경조금은 20만 원)을 넘게 쓰면서 신용카드·현금영수증·세금계산서 같은 증빙이 없으면 경비로 넣을 수 없습니다. 앞에서 본 일반 지출은 가산세만 붙는 것과 달리, 여기서는 경비 자체가 인정되지 않는다는 점이 다릅니다. 기업업무추진비에는 1년 동안 넣을 수 있는 한도도 따로 있습니다.
비싼 장비는 여러 해에 나눠 비용이 될 수 있어요
노트북이나 기계처럼 오래 쓰는 물건은 산 해에 전부 비용으로 잡지 않고, 쓰는 기간에 걸쳐 나눠 비용으로 잡는 경우가 있습니다. 이를 감가상각이라고 합니다. 소득세법 제33조는 정해진 계산 방법을 넘는 감가상각비는 경비로 넣지 못하게 하고 있으니, 금액이 큰 장비는 장부 정리 때 따로 표시해 두세요.
자주 묻는 질문
Q. 1인 사업자인데 혼자 먹은 밥값은 정말 경비가 안 되나요?
A. 사업을 하지 않아도 먹었을 끼니라면 생활비, 즉 가사 경비 성격이 강해 인정받기 어렵습니다(소득세법 제33조). 거래처와 업무 이야기를 하며 먹은 식사는 기업업무추진비로 볼 수 있지만, 3만 원이 넘으면 카드나 현금영수증 같은 증빙이 꼭 필요합니다.
Q. 개인 카드로 사업 물건을 샀는데 경비가 되나요?
A. 사업자 본인 명의 카드로 사업 때문에 산 것이라면 카드 매출전표가 증빙이 될 수 있습니다. 다만 한 카드에 생활비와 사업비가 섞이면 하나하나 가려내야 해서 번거롭습니다. 사업용 카드를 따로 두고 홈택스에 등록해 쓰는 편이 관리하기 쉽습니다.
Q. 영수증을 잃어버렸으면 어떻게 하나요?
A. 카드로 결제했다면 카드사의 월별 이용대금명세서를 보관하는 것으로 매출전표를 대신할 수 있습니다(소득세법 시행령 제208조의2). 현금이나 계좌이체로 냈다면 이체 기록·거래명세서 같은 거래 사실 자료를 챙겨 두고, 처리 방법은 세무서나 세무사에게 확인하세요.
Q. 증빙은 언제까지 보관해야 하나요?
A. 종합소득세 확정신고 기간이 끝난 날부터 5년간 보관해야 합니다(소득세법 제160조의2). 종이 영수증은 바래기 쉬우니 사진이나 스캔으로 함께 남겨 두면 안전합니다.
마무리: 영수증 앞에서 두 번만 물어보기
정리하면, 개인사업자 경비처리는 영수증마다 두 번만 물어보면 됩니다.
① 사업 때문에 쓴 돈인가? 아니면 영수증이 있어도 경비가 아닙니다.
② 적격증빙이 있나? 3만 원이 넘으면 세금계산서·계산서·카드·현금영수증 중 하나를 받으세요. 거래처에 쓴 돈은 기준이 더 엄격합니다.
이 두 질문이 몸에 익으면, 결제하는 순간 “카드로 낼까, 현금영수증을 받을까”가 자연스럽게 정해집니다. 경비를 챙기는 일은 신고 때가 아니라 돈을 쓰는 그 순간에 시작됩니다. 처음 사업을 시작한 분들이 자주 놓치는 부분은 초기 사업자가 많이 하는 실수 5가지에도 정리해 두었습니다. 받은 증빙을 장부에 정리하는 방법은 다음 편 간편장부와 복식장부, 나는 뭘 쓸까에서 이어 다룹니다.
💡 관련 글: 사업자등록증 받은 뒤 첫 달에 챙길 일 체크리스트
⚠️ 이 글은 처음 창업한 개인사업자를 위한 일반 정보이며, 2026년 10월 현재 소득세법·시행령 조문을 기준으로 작성했습니다. 세법은 해마다 바뀔 수 있고, 같은 지출도 업종·장부 유형·실제 사용 방식에 따라 판단이 달라집니다. 실제 신고 전에는 관할 세무서나 세무사와 상담해 확인하시길 권합니다.
👉 아직 통장이 하나뿐이라면 사업 돈과 내 돈을 나누는 5단계부터 이어서 읽어 보세요.